Eltern- und Öffentlichkeitsarbeit (GuSp)

GuSp

Ohne Eltern- und Öffentlichkeitsarbeit geht es nicht. Ein gutes Verhältnis zwischen dir als Leiter*in und den Eltern schafft die Voraussetzung, dass die Kinder zu uns kommen dürfen. Öffentlichkeitsarbeit ist nicht nur Aufgabe eines Gruppen-PR-Beauftragten, sondern verlangt die Mitarbeit aller Leiter*innen, da sie nicht nur die Kommunikation der Gruppe nach außen betrifft, sondern auch eure Kommunikation zu Personen innerhalb der Gruppe.

Elternarbeit

Elternarbeit ist ein vielschichtiger und unverzichtbarer Teil der Pfadfinder*innen-Arbeit. Eltern übergeben ihre Kinder unserer Verantwortung – das ist ein Vertrauensbeweis. Und dieses Vertrauen muss erarbeitet und gepflegt werden.

Bei den Guides und Spähern ist die Elternarbeit ein wichtiges Element, da das Leben der Kinder noch stark von den Eltern geprägt ist, was in den nachfolgenden Jugendstufen zunehmend abnimmt.

Wozu ist Elternarbeit gut?

Die Eltern gut zu kennen, schafft eine Gesprächsbasis, die nicht nur Missverständnisse verhindert oder leichter aufklären lässt, sondern auch hilft mehr über die sozialen Hintergründe der Kinder und Jugendlichen zu erfahren und damit deren Bedürfnisse, Defizite oder auch zusätzliche Chancen kennenzulernen. Ein gut gepflegtes Leiter*innen-Eltern-Verhältnis hilft auch im Krisenfall.

Mit unserer Pfadfinder*innen-Arbeit wollen wir einen Beitrag zur Erziehung der Kinder leisten. Das zu thematisieren und mit der Erziehung durch die Eltern in Relation zu setzen, schafft Verständnis für unsere Ziele und Methoden. Mehr Infos dazu im Grünton "Die GuSp- Stufe im Überblick"Siehe auch Kapitel "Die GuSp- Stufe im Überblick (GuSp)".

Darüber hinaus ist es erstrebenswert, Eltern für die konkrete Arbeit der Gruppe zu interessieren und sie einzubinden. Sie zum Weitererzählen zu animieren hilft auch, das Bild in der Öffentlichkeit zu pflegen und neue Mitglieder zu gewinnen. Im Idealfall sind Eltern auch für eine Mitarbeit in der Gruppe zu gewinnen. Das fängt an beim Backen von Kuchen für die Faschingsheimstunde, geht über das Transportieren von Lagermaterial oder Rasen mähen im Heimgarten bis hin zur Mitarbeit im Elternrat.

Themen

Eltern sollten im Laufe des Jahres über verschiedene Dinge informiert werden:

• Kennenlernen der Leiter*innen, Kontaktinformationen
• Termin- und Programmüberblick
• Ausschreibungen (für Wochenendlager, Wanderungen, Sommerlager...)
• anfallende Kosten
• Wofür stehen die Pfadfinder*innen bzw. Guides und Späher? (Werte, Ziele, Abgrenzung: was sind wir nicht – z.B. Werte, keine Kinderaufbewahrungseinrichtung...)
• Wie arbeiten wir? (Methoden: z.B. Patrullenarbeit, Funktion der Outdoor-Arbeit und was das in der Praxis bedeutet...)
• Berichte von Aktionen, Fotos, Videos
• Möglichkeiten und Anreize für die Mitwirkung im Trupp der Guides und Späher beziehungsweise in der Gruppe
• über alles weitere, was ihre Neugier bezüglich der Pfadfinder*innen befriedigt
  

Einige Themen fallen, auf den Ersten Blick vielleicht, in die Kategorie „Darüber reden wir lieber nicht“. Dabei ist es gerade bei diesen wichtig, dass du sie mit Eltern offen besprichst. Dass die Kinder auf einer zweitägigen Wanderung eine gewisse Zeit in der Patrulle unterwegs sind ohne dass Leiter*innen unmittelbar für sie sichtbar sind und wie dabei die Aufsicht der Leiter*innen aussieht, kann eines dieser Themen sein, aber auch etwa wie Spiritualität in der Heimstunde behandelt wird, die Pubertät und das Zusammenleben von Mädchen und Burschen am Lager und die geplanten Maßnahmen für Unfallvorbeugung.

Bei all diesen und anderen Themen, die vielleicht schwieriger sind, gilt: Warte nicht auf die Fragen der Eltern, sondern schneide die Themen selber an, präsentiere klar eure Konzepte und Standpunkte und gehe offen auf eventuelle Fragen und Diskussionen ein! Wenn du gut vorbereitet bist, ist die Chance groß, als verantwortungsvoll angesehen zu werden.

Umgekehrt solltest du als Leiter*in auch verschiedene Informationen von den Eltern sammeln:

• Kennenlernen, Kontaktinformationen
• Hintergrundinformationen über das soziale Umfeld der Kinder
• Einverständniserklärungen (Eltern unterschreiben Veranstaltungsanmeldungen, Beitrittserklärungen / Minderjährige, Teilnahme an Wanderungen, Verwendung von Fotos und Videos, ...)
• Motivation (Eltern haben Einfluss darauf, ob die Kinder in die Heimstunde kommen und bei Aktionen mitmachen)
• Unterstützung wo möglich und erwünscht (Materialtransport und Kuchen backen, Mithilfe auf Gruppenebene oder im Elternrat, Heimwartung, ...)

Regelmäßiger Kontakt

Der regelmäßige Kontakt zu den Eltern orientiert sich normalerweise am Jahresprogramm. Eine gute Mischung aus Treffen und Aussendungen sorgen für einen regelmäßigen Informationsaustausch. Hier einige Beispiele:

• Willkommensbrief am Beginn des Arbeitsjahres (Terminüberblick)
• Elternabend (Kennenlernen)
• gemeinsame Eltern/Guides/Späher-Weihnachtswanderung
• Schaulager für die Gruppe/Eltern/Öffentlichkeit
• Regelmäßige Infoblätter (z.B. monatlich) oder regelmäßig aktualisierte (!) Internetseite
• Sommerlager- und andere Ausschreibungen
• Sommerlager-Info-Elternabend im Frühjahr
• Sommerlager-Fotobuch oder eine Fotoshow
  

Der informelle Kontakt ergänzt diese offiziellen Kanäle, wie etwa die kurze Unterhaltung mit den wartenden Eltern am Ende der Heimstunde, oder ein Telefonanruf, wenn das Kind einmal für zwei Wochen nicht in der Heimstunde war.

Tipps für die Praxis

• Klare Präsentation – kurze, klare Formulierung von Ausschreibungen, aber auch an Informationsabenden – Eltern nicht mit Infos und Reizen überfrachten
• Gestalte Elternveranstaltungen methodisch (Hirn, Herz, Hand), so bleibt mehr von deiner Präsentation hängen. Du kannst so im gleichen Zug die Stufenmethode präsentieren, indem etwa die Eltern so wie die Kinder in Patrullen arbeiten. Oder lass einmal die Kinder etwas beim Elternabend präsentieren
• Informationen und Ausschreibungen rechtzeitig und vollständig (wann, wo, Kosten, Treffpunkt, Rückkehr ...) ausgeben, nur dann können Familien Veranstaltungen auch in ihre Terminplanung einbeziehen
• Auch wenn dir manche Eltern nicht so sympathisch sind, suche das Gespräch!
• Mitarbeit in Schritten – sprich die Eltern dazu in kleinen, wohl überlegten Schritten an!
• Finde heraus, was Eltern besonders gut können oder was sie arbeiten und versuche sie auf diesem Weg für eine Mitarbeit zu gewinnen
• Regelmäßigen Kontakt zu Mitarbeiter*innen halten: Einbindung ins Gruppenleben, (sanfte Form von) Mitarbeiter*innenvereinbarung, Dank und Anerkennung
  

AufPPÖ findest du unter dem Menüpunkt „Service“ Materialien für Präsentationen über die PPÖ.

Öffentlichkeitsarbeit

Die Theorie

Öffentlichkeitsarbeit (PR - Public Relations) ist die bewusst geplante Kommunikation zwischen einer Organisation und ihren Zielgruppen, um die Beziehungen zwischen den beiden positiv zu beeinflussen.

Wichtige Elemente dieser Arbeit sind:

• eine zielgerechte Planung (Strategie)
• das Kennen und Eingehen auf die Zielgruppen, die wir erreichen wollen
• der Strategie folgendes, dauerhaftes Handeln
• eine geistige Einstellung/Haltung beziehungsweise entsprechendes Auftreten
  

Öffentlichkeitsarbeit sollte eine Zwei-Weg-Kommunikation sein. Weiter Informationen dazu findest du auch im Fachwissen für Leiter*innen -> KommunikationSiehe auch Kapitel "Kommunikation". Sich auf Sprache und Eigenheiten der Zielgruppen einzustellen und aktiv zuzuhören, wirkt im Gegenzug auf dich und dein eigenes Auftreten sowie auf das deines Trupps oder sogar der ganzen Pfadfindergruppe. Auf die öffentliche Meinung sollte flexibel reagiert werden. Nicht zuletzt kann schon der Planungsprozess für ein PR-Konzept einiges zu Tage bringen, was am Auftreten und der Einstellung der Pfadfindergruppe oder des Trupps verändert werden muss, um ein Ziel zu erreichen (beispielsweise ein gewisses Bild in der Öffentlichkeit). Deshalb ist es auch wesentlich, dass alle Teammitglieder in die strategische Planung einbezogen werden. Sie müssen das Ergebnis voll akzeptieren, um es dann auch befolgen zu können.

In erster Linie hebt richtig und konsequent angewandte Öffentlichkeitsarbeit den Bekanntheitsgrad und das Image der Organisation. Es schafft Vertrauen in die Tätigkeiten der Gruppe und ihrer Mitarbeiter*innen.

Die Praxis

Eine Frage vorab: Ist Öffentlichkeitsarbeit eigentlich Aufgabe des Leitungsteams der Guides und Späher? Verantwortliche für die Öffentlichkeitsarbeit in einer Pfadfindergruppe zu haben entbindet dich als Leiter*in nicht davon, deinen Beitrag zu leisten. Diese Verantwortlichen können etwa nicht bei allen Stufenaktionen dabei sein, über die es zu berichten Wert wäre. Es ist auch verschwenderisch, auf die Kontakte zu verzichten, die alle Mitarbeiter*innen zusammen in der Gruppe und in der Gemeinde haben. Bei der Arbeitsteilung solltet ihr nicht auf den Elternrat oder andere Eltern, die helfen wollen, vergessen. Auch sie können mit ihren Kontakten und ihrem Spezialistenwissen bei der Öffentlichkeitsarbeit helfen.

Die Zielgruppen deiner Pfadfindergruppe sind beispielsweise Nachbarn, andere Vereine, Familien, deren Kinder potentielle neue Mitglieder sind oder Entscheidungsträger*innen und Meinungsbildner*innen in der Gemeinde. Die Zielgruppen deines Trupps sind normalerweise eher interne Gruppen, wie andere Leiter*innen, deine Kinder sowie Kinder und Jugendliche anderer Stufen, oder eben die Eltern. Im Grunde sind all diejenigen in der Zielgruppe, mit denen ihr bei der Verfolgung eurer Ziele, Entscheidungen und Methoden in Kontakt seid.

Sorge dich regelmäßig um deine Zielgruppen! Gib Informationen rechtzeitig und vollständig aus! Eltern und Kinder müssen wissen, wann welche Veranstaltungen stattfinden, wer teilnimmt, was sie kosten und andere wichtige Informationen. Andere Leiter*innen sollten wissen, was ihr im Laufe des Jahres vorhabt. Mit den Nachbarstufen sollte es einen Informationsaustausch zu überstellenden Kinder und Jugendlichen geben. Und nicht zuletzt, berichtet über eure Aktionen, Lager und außergewöhnlichen Heimstunden in der Gruppenzeitung oder auf einer Gruppenveranstaltung, damit auch Eltern und andere Stufen ein Gefühl dafür bekommen, was bei den Guides und Spähern passiert. Außenstehende (Entscheidungsträger*innen, Meinungsbildner*innen, Sponsor*innen, Freundinnen und Freunde der Pfadfindergruppe,...) sollten regelmäßig den Sinn und Wert eurer Arbeit erkennen.

Eine ganze Reihe von Mitteln steht dir zur Verfügung. Zeigt Diashows oder einen Sketch, der das Patrullenleben zum Inhalt hat, gestaltet Plakate und führt Gespräche, stellt Fotos auf eine regelmäßig gewartete Internetseite oder erfindet ein neues Erkennungszeichen/Logo für euren Trupp.

Ein möglichst einheitliches Auftreten hilft. Gestaltet eure Aussendungen und Plakate immer im gleichen Stil: Dann erkennen Kinder, Eltern und Externe sofort, dass der Brief von euch kommt. Verwendet euer Logo, wenn ihr eines habt, immer in der gleichen Art. Vergesst dabei nicht auf das Logo der Pfadfinder*innen – dessen Verwendung wiederum Wiedererkennbarkeit sicherstellt. Beschränkt eure Auswahl an verwendeten Schriften und weiteren Gestaltungsmitteln auf möglichst wenige. Es geht darum eine Botschaft zu vermitteln, die auch gut lesbar sein muss. Zu viele verschiedenartige Elemente sind verwirrend.

Noch eine Bemerkung: Fast jede Pfadfinder*innen-Gruppe macht Öffentlichkeitsarbeit in irgendeiner Form (die Gruppenzeitung haben wir immer gemacht; Plakate werden vor Aktionen immer schon im Heimschaukasten aufgehängt). Es lohnt sich, diese Maßnahmen zu hinterfragen, sich im Gruppenrat einmal über Öffentlichkeitsarbeit zu informieren, Zielgruppen herauszufinden und ein richtiges Konzept für die Gruppe, aber auch für die einzelnen Stufen zu erstellen und diesem dann auch konsequent zu folgen. Bedenkt dabei auch, dass jegliches Auftreten der Pfadfinder*innen-Gruppe außerhalb der vier Wände des Heims von der Öffentlichkeit wahrgenommen wird und so Teil des Konzepts sein muss.

Weiterführendes

Kommunikation mit Eltern im Kriesenfall

Diese Liste funktioniert als Checkliste im Ernstfall, kann aber auch als Hilfe gesehen werden, worauf man bei Gesprächen mit Eltern achten sollte:

• Eltern bei Unfall verständigen (Tag und Zeitpunkt notieren)
• auf ordentliche medizinische Versorgung des Kindes hinweisen; auch auf gute Erste Hilfe-Maßnahmen
• Eltern darauf ansprechen, wenn das Kind sich weisungswidrig verhalten hat
• höflich und ruhig bleiben
• Tatsachen klarlegen; nicht auf Hörensagen eingehen, oder dieses verstärken
• berechtigte Beschwerden der Eltern ernst nehmen
• für Eltern unbefriedigenden Zustand bereinigen
• Gespräch mit Eltern mehrerer Kinder führen
• einen Problemfall gemeinsam darstellen
• aktiv zuhören
• Eltern ausreden lassen auch wenn sie eine andere Sicht der Dinge haben und nach deren Schilderung die eigene Sichtweise kundtun.
• eigene Fehler zugeben; Verbesserung zusagen (und herbeiführen)
• positives Erlebnis der Kinder verständlich machen
• Hinweis auf Elternvertreter*innen in der Gruppe (Elternrat)
• eigenen klaren Standpunkt darlegen
  

Krisenkommunikation ist ein spezielles Thema, das hier nur als kurze Checkliste behandelt wird, mehr ist im Handbuch für Gruppenleiter*innen im Kapitel Risiko- und KrisenmanagementSiehe auch Kapitel "GOLD-Risiko- und Krisenmanagement" und auf der PPÖ-Homepage/Krisenmanagement zu finden.

Beispiel: Kommunikation für ein Wochenendlager

Leitfäden – zum Weiterlesen...

• PPÖ Logos, Design und Sprache
  
• Design Assistance Service - DAS
  
• GOLD - Das Handbuch für Gruppenleiter*innen

Pfadfinderinnen und Pfadfinder zwischen 10 und 13 Jahren heißen Guides (Mädchen) und Späher (Buben)

Pfadfinder und Pfadfinderinnen Österreichs