GOLD-AIS-Das Mitarbeiter*innengespräch in der Pfadfinder*innengruppe
Grundlagen des Mitarbeiter*innengesprächs
Mitarbeiter*innengespräche finden sinnvoller Weise jährlich mit allen freiwillig Engagierten in der Pfadfinder*innengruppe statt, spätestens aber am Ende der vereinbarten Zeit bzw. Funktionsperiode. Dabei werden in der Regel immer folgende drei Bereiche analysiert:
- Wie geht es dem*der Leiter*in aktuell in Stufe, Team, Pfadfinder*innengruppe, „bei den Pfadis“? (Status quo)
- Wie war die Arbeit bisher? (Auswertung)
- Was soll bzw. wird die Zukunft bringen? (Weiterplanung)
Mitarbeiter*innengespräche zeichnen sich einerseits durch eine offene und konstruktive Atmosphäre aus, andererseits durch ihre formale Struktur (Vorbereitung beider Seiten anhand von Unterlagen, vorher fixierter Termin…).
Der oft stressige Gruppenalltag bietet wenig Zeit und Gelegenheit für Gespräche, die über den aktuellen Anlass hinausgehen. Ziele und Ergebnisse der Arbeit, besondere mit der konkreten Aufgabe in der Gruppe verbundenen Probleme, Fragen der Zusammenarbeit, sowie Erwartungen zur persönlichen Weiterentwicklung bleiben oft unbesprochen. Gespräche mit solchen Themen sind keine Selbstverständlichkeit. Sie benötigen in jeder Organisation einen besonderen Platz, auch in der Pfadfinder*innengruppe bzw. bei den Pfadfinder*innen generell.
Das Mitarbeiter*innengespräch gibt Gelegenheit dazu, diese Fragen zu besprechen und ist ein Innehalten und Hinschauen. Dieses Hinschauen ist ein gemeinsames, sodass Mitarbeiter*innen und Gruppenleitung zu einem gemeinsamen Bild kommen.
Für beide Gesprächspartner*innen soll das Mitarbeiter*innengespräch Raum und Zeit bieten, sich bewusst mit dem aktuellen Status quo, der Vergangenheit und der Zukunft auseinanderzusetzen:
- Wo stehe ich heute?
- Wo wollen wir hin?
- Was brauche ich, um meine Ziele zu erreichen?
Ziele des Mitarbeiter*innengesprächs
- Ist-Situation erheben: Beleuchten der aktuellen individuellen Situation der Leiter*innen in der jeweiligen Stufe, dem jeweiligen Stufenteam, innerhalb der Gruppe und der PPÖ
- Rückschau: Genaue Betrachtung der Leiter*innen-Tätigkeit im vergangenen Jahr (bzw. der jeweiligen, ausgemachten Funktionsdauer)
- Feedback geben und erhalten: Die Gruppenleitung hat die Möglichkeit, Rückmeldung zu geben, wie sie den*die Leiter*in erlebt hat. Umgekehrt kann der*die Leiter*in der Gruppenleitung Feedback über ihre bisherige Arbeit geben.
- Aufgaben und Ziele vereinbaren: Aus der aktuellen Situation, der Rückschau, den von dem*der Leiter*in geäußerten Wünschen und den allgemeinen Zielen und Strategien der Gruppe werden gemeinsam Ziele und Aufgaben für das nächste Jahr (die kommende, auszumachende Funktionsdauer) erarbeitet.
Welchen Nutzen bringt dieses Gespräch dir als Mitarbeiter*in?
Es dient vor allem dazu,
- sich mit den Zielen des eigenen Teams auseinanderzusetzen,
- zu erfahren, ob deine Einschätzung deiner Arbeit in der Gruppe mit der Einschätzung der Gruppenleitung übereinstimmt,
- die eigenen Stärken und Schwächen zu analysieren, sowie aus der Sicht der Gruppenleitung zu erfahren, mit ihr zu besprechen und daraus zu lernen,
- deine eigenen Erfahrungen mit deiner Gruppenleitung anzusprechen und darüber Feedback zu geben,
- durch Vereinbarung zukünftiger Ziele und Aufgaben Klarheit über deine zukünftige Arbeit in der Gruppe zu bekommen,
- die Möglichkeit zu haben, weitere Ausbildungsschritte zu vereinbaren,
- deine Vorstellungen, Interessen und Ziele einzubringen und Verbesserungsvorschläge „offiziell“ zu deponieren,
- den Informationsfluss und die Zusammenarbeit zu fördern.
Für dich als Gruppenleiter*in liegt der Nutzen des Mitarbeiter*innengesprächs darin,
- dass es dir Gelegenheit bietet, deinen Leiter*innen Feedback für ihre Arbeit in der Gruppe zu geben,
- dass du durch die Vereinbarung zukünftiger Aufgaben mit deinen Leiter*innen eine strategische, zielorientierte und stimmige Vorgehensweise in eurer Gruppe fördern kannst,
- dass durch das offene Gespräch das Miteinander und das gegenseitige Verständnis zu Zielen und Strategien, aber auch bei Schwierigkeiten und Problemen gefördert wird,
- dass du Rückmeldungen über deine Tätigkeit als Gruppenleiter*in und Hinweise auf die Motivation des Leiters bzw. der Leiter*in erhältst,
- dass du auch in diesem Rahmen das freiwillige Engagement deiner Leiter*innen entsprechend anerkennen kannst und ihnen dafür ausdrücklich Danke sagst.
Zeitpunkt Mitarbeiter*innengespräche finden im Sinne von AIS zu zumindest zwei verschiedenen Zeitpunkten statt: Am Beginn einer Funktionsperiode („Vereinbarung“) und am Ende („Evaluierung“). Im Sinne der „persönlichen Betreuung“ (AIS-Modell) wird aber zusätzlich zumindest einmal im Jahr ein solches Mitarbeiter*innengespräch stattfinden.
Beachtet dabei, dass im Rahmen der Jugendleiter*innenausbildung auch Ausbildungsgespräche (Fortschrittsgespräche) mit dem*der Gruppenausbildungsbeauftragte*n stattfinden. Vielleicht findet ihr eine Möglichkeit, die Gespräche gut zu organisieren, damit es nicht zu viele Termine für beide Seiten werden.
Ablauf Das ausführliche, jährliche Mitarbeiter*innengespräch findet sinnvoller Weise im Frühjahr, jedenfalls vor den Sommerferien statt. So kann die konkrete Personalplanung für das kommende Pfadfinder*innenjahr rechtzeitig begonnen werden und die einzelnen Stufenteams können rechtzeitig damit beginnen, sich auf Veränderungen einzustellen.
1. Einige Wochen vorher wird gemeinsam ein Termin für das Gespräch vereinbart. Leiter*innen, welche das erste Mal ein Mitarbeiter*innengespräch machen werden, bekommen von der Gruppenleitung zu diesem Zeitpunkt noch genauere Informationen über Ablauf und Ziele des Gesprächs. 2. Leiter*in und Gruppenleitung bereiten sich anhand der jeweiligen Vorbereitungsunterlagen auf das Gespräch vor. 3. Das Gespräch wird geführt – je nach Gruppensituation – mit beiden Gruppenleiter*innen oder nur mit einem vorher ausgemachten Mitglied der Gruppenleitung. • Als Zeitrahmen für dieses Gespräch reserviert 1-2 Stunden. Haltet diese Zeit unbedingt von Störungen frei (sucht euch zum Beispiel einen geeigneten Raum). • Die Basis für ein erfolgreiches Gespräch bildet eine intensive Vorbereitung. Nehmt euch daher ausreichend Zeit dafür (Vorbereitungsunterlagen). • Ein erfolgreiches Gespräch hängt wesentlich von einer positiven Haltung dem Gespräch und dem*der Gesprächspartner*in gegenüber ab.. 4. Die Gruppenleitung hält wichtige Ergebnisse (vor allem Ziele, beiderseitige Anregungen, Abmachungen…) schriftlich fest. Ist nur ein Teil der Gruppenleitung anwesend, informiert diese Person im Anschluss den Rest des Gruppenleitungsteams über den Verlauf des Gesprächs und die wichtigsten Ergebnisse.
Ganz allgemein kann gesagt werden, dass Mitarbeiter*innengespräche in der Pfadfinder*innengruppe nicht immer mit der Gruppenleitung stattfinden müssen. In großen Gruppen kann es auch Sinn machen, wenn zum Beispiel ein*e WiWö-Leiter*in mit der WiWö-Stufenteamleitung das Gespräch führt (in so einem Fall ist wiederum der vorbereitende und nachfolgende Informationsaustausch zwischen Gruppenleitung und Stufenleitung wichtig). Manchmal kann es auch sinnvoll sein, wenn aus dem Mitarbeiter*innengespräch ein „Teamgespräch“ wird, wo zum Beispiel die Gruppenleitung die Fragestellungen gemeinsam mit einem Stufenteam bearbeitet. Denkt wieder daran, dass auch im Rahmen der Jugendleiter*innen Ausbildungsgespräche zu absolvieren sind. Vielleicht findet ihr eine gute Möglichkeit, die verschiedenen anstehenden Gespräche gut zu vereinen.
