GOLD-AIS-Das Mitarbeiter*innengespräch in der Pfadfinder*innengruppe

GL

Mitarbeiter*innengespräche sind wichtig. In diesem Kapitel findest du Hintergrundinformationen sowie Tipps für die Vorbereitung und Durchführung von Gesprächen mit deinen Leiter*innen und Mitarbeiter*innen in der Gruppe.

Grundlagen des Mitarbeiter*innengesprächs

Mitarbeiter*innengespräche finden sinnvoller Weise jährlich mit allen freiwillig Engagierten in der Pfadfinder*innengruppe statt, spätestens aber am Ende der vereinbarten Zeit bzw. Funktionsperiode. Dabei werden in der Regel immer folgende drei Bereiche analysiert:

• Wie geht es dem*der Leiter*in aktuell in Stufe, Team, Pfadfinder*innengruppe, „bei den Pfadis“? (Status quo)
• Wie war die Arbeit bisher? (Auswertung)
• Was soll bzw. wird die Zukunft bringen? (Weiterplanung)

Mitarbeiter*innengespräche zeichnen sich einerseits durch eine offene und konstruktive Atmosphäre aus, andererseits durch ihre formale Struktur (Vorbereitung beider Seiten anhand von Unterlagen, vorher fixierter Termin…).

Der oft stressige Gruppenalltag bietet wenig Zeit und Gelegenheit für Gespräche, die über den aktuellen Anlass hinausgehen. Ziele und Ergebnisse der Arbeit, besondere mit der konkreten Aufgabe in der Gruppe verbundenen Probleme, Fragen der Zusammenarbeit, sowie Erwartungen zur persönlichen Weiterentwicklung bleiben oft unbesprochen. Gespräche mit solchen Themen sind keine Selbstverständlichkeit. Sie benötigen in jeder Organisation einen besonderen Platz, auch in der Pfadfinder*innengruppe bzw. bei den Pfadfinder*innen generell.

Das Mitarbeiter*innengespräch gibt Gelegenheit dazu, diese Fragen zu besprechen und ist ein Innehalten und Hinschauen. Dieses Hinschauen ist ein gemeinsames, sodass Mitarbeiter*innen und Gruppenleitung zu einem gemeinsamen Bild kommen.

Für beide Gesprächspartner*innen soll das Mitarbeiter*innengespräch Raum und Zeit bieten, sich bewusst mit dem aktuellen Status quo, der Vergangenheit und der Zukunft auseinanderzusetzen:

• Wo stehe ich heute?
• Wo wollen wir hin?
• Was brauche ich, um meine Ziele zu erreichen?

Ziele des Mitarbeiter*innengesprächs

• Ist-Situation erheben: Beleuchten der aktuellen individuellen Situation der Leiter*innen in der jeweiligen Stufe, dem jeweiligen Stufenteam, innerhalb der Gruppe und der PPÖ.
• Rückschau: Genaue Betrachtung der Leiter*innen-Tätigkeit im vergangenen Jahr (bzw. der jeweiligen, ausgemachten Funktionsdauer).
• Feedback geben und erhalten: Die Gruppenleitung hat die Möglichkeit, Rückmeldung zu geben, wie sie den*die Leiter*in erlebt hat. Umgekehrt kann der*die Leiter*in der Gruppenleitung Feedback über ihre bisherige Arbeit geben.
• Aufgaben und Ziele vereinbaren: Aus der aktuellen Situation, der Rückschau, den von dem*der Leiter*in geäußerten Wünschen und den allgemeinen Zielen und Strategien der Gruppe werden gemeinsam Ziele und Aufgaben für das nächste Jahr (die kommende, auszumachende Funktionsdauer) erarbeitet.

Welchen Nutzen bringt dieses Gespräch dir als Mitarbeiter*in?

Es dient vor allem dazu,

• sich mit den Zielen des eigenen Teams auseinanderzusetzen,
• zu erfahren, ob deine Einschätzung deiner Arbeit in der Gruppe mit der Einschätzung der Gruppenleitung übereinstimmt,
• die eigenen Stärken und Schwächen zu analysieren, sowie aus der Sicht der Gruppenleitung zu erfahren, mit ihr zu besprechen und daraus zu lernen,
• deine eigenen Erfahrungen mit deiner Gruppenleitung anzusprechen und darüber Feedback zu geben,
• durch Vereinbarung zukünftiger Ziele und Aufgaben Klarheit über deine zukünftige Arbeit in der Gruppe zu bekommen,
• die Möglichkeit zu haben, weitere Ausbildungsschritte zu vereinbaren,
• deine Vorstellungen, Interessen und Ziele einzubringen und Verbesserungsvorschläge „offiziell“ zu deponieren,
• den Informationsfluss und die Zusammenarbeit zu fördern.

Für dich als Gruppenleiter*in liegt der Nutzen des Mitarbeiter*innengesprächs darin,

• dass es dir Gelegenheit bietet, deinen Leiter*innen Feedback für ihre Arbeit in der Gruppe zu geben,
• dass du durch die Vereinbarung zukünftiger Aufgaben mit deinen Leiter*innen eine strategische, zielorientierte und stimmige Vorgehensweise in eurer Gruppe fördern kannst,
• dass durch das offene Gespräch das Miteinander und das gegenseitige Verständnis zu Zielen und Strategien, aber auch bei Schwierigkeiten und Problemen gefördert wird,
• dass du Rückmeldungen über deine Tätigkeit als Gruppenleiter*in und Hinweise auf die Motivation des Leiters bzw. der Leiterin erhältst,
• dass du auch in diesem Rahmen das freiwillige Engagement deiner Leiter*innen entsprechend anerkennen kannst und ihnen dafür ausdrücklich Danke sagst.

Zeitpunkt

Mitarbeiter*innengespräche finden im Sinne von AIS zu zumindest zwei verschiedenen Zeitpunkten statt: Am Beginn einer Funktionsperiode („Vereinbarung“) und am Ende („Evaluierung“). Im Sinne der „persönlichen Betreuung“ (AIS-Modell) wird aber zusätzlich zumindest einmal im Jahr ein solches Mitarbeiter*innengespräch stattfinden.

Beachtet dabei, dass im Rahmen der Jugendleiter*innenausbildung auch Ausbildungsgespräche (Fortschrittsgespräche) mit dem*der Gruppenausbildungsbeauftragte*n stattfinden. Vielleicht findet ihr eine Möglichkeit, die Gespräche gut zu organisieren, damit es nicht zu viele Termine für beide Seiten werden.

Ablauf

Das ausführliche, jährliche Mitarbeiter*innengespräch findet sinnvoller Weise im Frühjahr, jedenfalls vor den Sommerferien statt. So kann die konkrete Personalplanung für das kommende Pfadfinder*innenjahr rechtzeitig begonnen werden und die einzelnen Stufenteams können rechtzeitig damit beginnen, sich auf Veränderungen einzustellen.

1. Einige Wochen vorher wird gemeinsam ein Termin für das Gespräch vereinbart. Leiter*innen, welche das erste Mal ein Mitarbeiter*innengespräch machen werden, bekommen von der Gruppenleitung zu diesem Zeitpunkt noch genauere Informationen über Ablauf und Ziele des Gesprächs.
2. Leiter*in und Gruppenleitung bereiten sich anhand der jeweiligen Vorbereitungsunterlagen auf das Gespräch vor.
3. Das Gespräch wird geführt – je nach Gruppensituation – mit beiden Gruppenleiter*innen oder nur mit einem vorher ausgemachten Mitglied der Gruppenleitung.
   • Als Zeitrahmen für dieses Gespräch reserviert 1-2 Stunden. Haltet diese Zeit unbedingt von Störungen frei (sucht euch zum Beispiel einen geeigneten Raum).
   • Die Basis für ein erfolgreiches Gespräch bildet eine intensive Vorbereitung. Nehmt euch daher ausreichend Zeit dafür (Vorbereitungsunterlagen).
   • Ein erfolgreiches Gespräch hängt wesentlich von einer positiven Haltung dem Gespräch und dem*der Gesprächspartner*in gegenüber ab.
4. Die Gruppenleitung hält wichtige Ergebnisse (vor allem Ziele, beiderseitige Anregungen, Abmachungen…) schriftlich fest. Ist nur ein Teil der Gruppenleitung anwesend, informiert diese Person im Anschluss den Rest des Gruppenleitungsteams über den Verlauf des Gesprächs und die wichtigsten Ergebnisse.
   
   

Ganz allgemein kann gesagt werden, dass Mitarbeiter*innengespräche in der Pfadfinder*innengruppe nicht immer mit der Gruppenleitung stattfinden müssen. In großen Gruppen kann es auch Sinn machen, wenn zum Beispiel ein*e WiWö-Leiter*in mit der WiWö-Stufenteamleitung das Gespräch führt (in so einem Fall ist wiederum der vorbereitende und nachfolgende Informationsaustausch zwischen Gruppenleitung und Stufenleitung wichtig).
Manchmal kann es auch sinnvoll sein, wenn aus dem Mitarbeiter*innengespräch ein „Teamgespräch“ wird, wo zum Beispiel die Gruppenleitung die Fragestellungen gemeinsam mit einem Stufenteam bearbeitet. Denkt wieder daran, dass auch im Rahmen der Jugendleiter*innen Ausbildungsgespräche zu absolvieren sind. Vielleicht findet ihr eine gute Möglichkeit, die verschiedenen anstehenden Gespräche gut zu vereinen.

Vorbereitungsunterlagen für die Gruppenleitung

Einstimmung

Diese Vorbereitungsunterlagen sind als Anregung zu verstehen und sollen dir helfen, dich auf das Mitarbeiter*innengespräch bzw. deine*n Gesprächspartner*in vorzubereiten.

Stimme dich während des Durcharbeitens der folgenden Zeilen auf deine*n Gesprächspartner*in ein, indem du dir unter anderem überlegst, wie eure Arbeitsbeziehung aussieht und welche erfreulichen bzw. belastenden Situationen dir in Erinnerung sind. Welche Auswirkungen hatten diese auf eure bisherige Zusammenarbeit? Welche Art von Gesprächsbasis habt ihr miteinander?

Folgende Punkte sind für das Gelingen des Gesprächs wichtig:

• Die Gesprächshaltung für dich als Gesprächsleitung sollte eine beratende, unterstützende, begleitende, fördernde sein.
• Nimm dir Zeit und widme dich deinem*deiner Gesprächspartner*in mit ungeteilter Aufmerksamkeit.
• Lege im Sinne eines annehmbaren Feedbacks deine Eindrücke klar dar und lasse dies auch den*die andere*n tun.
• Sei offen für Anregungen und Kritik.
• Versuche offen zu fragen – nicht zu argumentieren! Du erfährst dabei Neues.
• Höre aktiv zu.
• Es geht nicht um größtmögliche Übereinstimmung, gerade aus Unterschieden können wichtige Schlüsse gezogen werden.

Ablauf

Status quo
Wie denkst du, geht es dem*der Leiter*in derzeit in

• der Stufe (= mit den Kindern und Jugendlichen)?
• im Stufenteam?
• in der Gruppe (Gruppenrat – Gemeinschaft der Leiter*innen)?
• …

Vergangenheit
Wo siehst du seine*ihre Stärken

• in der Arbeit mit den Kindern und Jugendlichen?
• in der Planung und Organisation?
• in der Zusammenarbeit im Stufenteam?
• in der Zusammenarbeit mit allen Leiter*innen im Gruppenrat?
• …

Wo siehst du seine*ihre Schwächen

• in der Arbeit mit den Kindern und Jugendlichen?
• in der Planung und Organisation?
• in der Zusammenarbeit im Stufenteam?
• in der Zusammenarbeit mit allen Leiter*innen im Gruppenrat?
• Was waren die drei bis fünf wichtigsten Tätigkeiten/Aktivitäten deines Gegenübers in der Gruppe im vergangenen Jahr?
• Wie hast du deine Arbeit als Gruppenleiter*in in Bezug auf den*die Leiter*in erlebt?
• Was habt ihr beim letzten Mitarbeiter*innengespräch vereinbart? Was davon wurde umgesetzt? Was nicht? Wieso?
• …

Zukunft

• Welche Ziele und Strategien hat deine Gruppe für die kommenden Jahre?
• Welche davon kennt dein*e Leiter*in ev. nicht und musst du daher speziell erklären?
• Was wünscht du dir von deinem*deiner Leiter*in für das nächste Jahr?
• Welche Wünsche hast du an die Stufenarbeit?
• Welche Ausbildungsschritte empfiehlst du deinem*deiner Leiter*in im kommenden Jahr?
• Wie sieht die Zukunft der Person über den vereinbarten Funktionszeitraum aus? (Kann und will er*sie dazu schon etwas sagen?)
• …

Vorbereitungsunterlagen für den*die Mitarbeiter*in

Einstimmung

Diese Vorbereitungsunterlage ist als Anregung zu verstehen und soll dir helfen, dich auf das Mitarbeiter*innengespräch bzw. deine*n Gesprächspartner*in vorzubereiten. Stimme dich während des Durcharbeitens der folgenden Zeilen auf deine*n Gesprächspartner*in ein, indem du dir unter anderem überlegst, wie eure Arbeitsbeziehung aussieht und welche erfreulichen bzw. belastenden Situationen dir in Erinnerung sind. Welche Auswirkungen hatten diese auf eure bisherige Zusammenarbeit? Welche Art von Gesprächsbasis habt ihr miteinander?

Folgende Punkte sind für das Gelingen des Gesprächs wichtig:

• Nimm dir Zeit und widme dich deinem*deiner Gesprächspartner*in mit ungeteilter Aufmerksamkeit.
• Lege im Sinne eines annehmbaren Feedbacks deine Eindrücke klar dar und lasse dies auch den*die andere*n tun.
• Sei offen für Anregungen und Kritik.
• Versuche offen zu fragen – nicht zu argumentieren! Du erfährst dabei Neues.
• Höre aktiv zu.
• Es geht nicht um größtmögliche Übereinstimmung, gerade aus Unterschieden können wichtige Schlüsse gezogen werden.

Ablauf

Status quo

Wie geht es dir derzeit in

• deiner Stufe (= mit den Kindern und Jugendlichen)?
• deinem Stufenteam?
• in der Gruppe (Gruppenrat – Gemeinschaft der Leiter*innen)?
• …

Vergangenheit

Wo siehst du deine Stärken als Leiter*in

• in der Arbeit mit den Kindern und Jugendlichen?
• in der Planung und Organisation?
• in der Zusammenarbeit im Stufenteam?
• in der Zusammenarbeit mit allen Leiter*innen im Gruppenrat?
• …

Wo siehst du deine Schwächen als Leiter*in

• in der Arbeit mit den Kindern und Jugendlichen?
• in der Planung und Organisation?
• in der Zusammenarbeit im Stufenteam?
• in der Zusammenarbeit mit allen Leiter*innen im Gruppenrat?
• …
• Was waren deine drei bis fünf wichtigsten Tätigkeiten/Aktivitäten in der Gruppe im vergangenen Jahr?
• Wie hast du deine Gruppenleitung in der Zusammenarbeit in der Vergangenheit erlebt?
• Was habt ihr beim letzten Mitarbeiter*innengespräch vereinbart? Was davon wurde umgesetzt?
• Was hast DU umgesetzt? Was nicht? Wieso?

Zukunft

• Was würdest du im kommenden Jahr (in der kommenden Periode) gerne machen? – Welchen Job in der Gruppe?
• Wo siehst du deine Gruppe / deine Stufe / dich selbst in zwei bis drei Jahren?
• Welche Unterstützung brauchst du / erwartest du dir von deiner Gruppenleitung, von deiner Gruppe, von den PPÖ?
• Welche Ausbildungsveranstaltungen bei den PPÖ (oder auch außerhalb) würdest du gerne zur Aus- und Weiterbildung als Leiter*in im kommenden Jahr besuchen?
• Wie sieht deine Zukunft über den vereinbarten Funktionszeitraum aus?
• Wie kannst du deine Stärken am besten in deine Gruppe einbringen?
• …

Zusätzliche Vorbereitungsunterlagen

Im Folgenden stellen wir dir zwei einfache Methoden vor, die sowohl den*die Mitarbeiter*in, als auch die Gruppenleitung (Teamleitung) bei der Vorbereitung und Durchführung des Mitarbeiter*innengesprächs unterstützen können.

Aufgaben

Was waren deine drei bis fünf wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten im vergangenen Jahr? Welche davon hast du deiner Meinung nach gut/weniger gut erfüllt? Wieso?

Selbstbild/Fremdbild

Wie siehst du dich selbst? Wie sieht dich dein Gegenüber? Mitarbeiter*in und Gruppenleitung können die nachfolgenden Raster jeweils einmal für sich und einmal für den*die andere*n ausfüllen – beim Mitarbeiter*innengespräch können die Ergebnisse eine Grundlage des gemeinsamen Gesprächs sein. Die Ergebnisse können aber auch helfen, die eigene Ausbildung bzw. die weiteren Ausbildungsschritte zu planen.

Fremdbild	Selbstbild

GOLD-Das Handbuch für Gruppenleiter und Gruppenleiterinnen, Mai 2022
Autor*innen: GL-Bundesarbeitskreis

Pfadfinder und Pfadfinderinnen Österreichs

Pfadfinderinnen und Pfadfinder zwischen sieben und zehn Jahren heißen Wichtel (Mädchen) und Wölflinge (Buben)